Assistente Administrativo III - Almoxarifado - HOSPITAL UNIMED PRIME (Temporária)
Unimed Belém
Desenvolver atividades de controle nas atividades do almoxarifado e suporte a gestão nas demandas da equipe e área técnica, bem como elaborar relatório diversos e acompanhar os indicadores do setor.
Responsabilidades e atribuições
Dar suporte administrativo à liderança no recebimento de demandas, monitoramento de atividades e prazos estabelecidos quanto ao Departamento de Gestão de Pessoas (controle de frequência, horas extras, escalas de trabalho, escala de férias, requisição de pessoal, solicitação de login e senha, entre outras) e demais setores, bem como financeiro e contabilidade.- Acompanhar e auxiliar a liderança na supervisão do cumprimento das boas práticas, normas e procedimentos de segurança do Almoxarifado, as quais visam cumprir toda a cadeia do processo logístico do setor.
- Realizar periodicamente o levantamento de necessidade de abastecimento do Almoxarifado e repassar à Farmacêutica para requisição à CAU.
- Acompanhar o atendimento das requisições via sistema interno, comunicando à liderança acerca do andamento e possíveis atrasos e justificativas.
- Solicitar cadastro de produtos e serviços via sistema interno à CAU e acompanhar seu andamento, posicionando à liderança.
- Lançar documentos fiscais de produtos e serviços, conforme fluxo e diretrizes do setor determinação do Departamento de Contabilidade, encaminhando a documentação pertinente ao Departamento Financeiro.
- Auxiliar no controle da movimentação de bens patrimoniais do setor.
- Auxiliar a liderança na supervisão da equipe quanto às rotinas do setor.
- Cumprir e auxiliar a liderança no controle e cumprimento das normas e procedimentos internos, tais como: uso do uniforme e crachá, registro de ponto, pontualidade/ assiduidade, cronograma de férias da equipe, etc.
- Auxiliar a liderança no controle do uso adequado de equipamento e materiais do setor, no acompanhamento das manutenções preventivas e calibrações, solicitando manutenção corretiva ou substituição quando necessário, contribuindo com a conservação e evitando o desperdício.
- Auxiliar a liderança na análise dos indicadores mensais do setor, com averiguação de causa raiz e criação de plano de ação em caso de não cumprimento das metas ou para melhoria contínua do processo.
- Elaborar planilhas e relatórios diversos.
- Notificar os setores internos quanto ao descumprimento de interação de processos e dar ciência à liderança.
- Elaborar planilhas e relatórios diversos.
- Participar de reuniões quando convocado.
- Acionar via chamado no sistema a equipe de manutenção, TI ou Engenharia Clínica sempre que necessário.
- Auxiliar no acompanhamento quanto ao cumprimento do cronograma de serviços e reformas, bem como no controle dos contratos de prestadores de serviços do setor, garantindo o cumprimento dos prazos e serviços estabelecidos (calibração, manutenção preventiva e corretiva e substituição de equipamentos, controle de pragas e vetores, entre outros).
- Organizar e arquivar documentos.
- Fazer reprografia e digitalização de documentos.
- Receber e fazer ligações telefônicas e dar a solução mais apropriada para cada situação.
- Secretariar reuniões (agendar reuniões presenciais ou online, organizar documentos, providenciar os equipamentos necessários bem como o coffee break, fazer o registro das reuniões em ata garantindo a ciência dos participantes, etc.).
- Dar encaminhamento dos documentos solicitados pela liderança aos setores competentes.
- Manter a liderança informada sobre eventos e comunicados da cooperativa, auxiliando na divulgação interna à equipe e
- Elaborar, encaminhar e receber correspondências externas ou internas.
- Contribuir com o Programa de Educação Continuada, realizando levantamento das necessidades de treinamento do setor e atendendo às convocações de treinamento e desenvolvimento.
- Aplicar treinamento aos colaboradores de acordo com os seus conhecimentos especializados.
- Dar suporte à liderança na elaboração do orçamento anual do setor.
- Zelar pela guarda, manutenção, conservação e limpeza dos equipamentos, ferramentas e materiais do seu trabalho.
- Criar e sugerir fluxos e processos de trabalho, adotar medidas de otimização e racionalização, visando melhorar as atividades da equipe e das áreas intervenientes.
- Informar a gestão sobre qualquer irregularidade ou suspeita de fraude.
- Posicionar a liderança sobre as ações e atividades desenvolvidas na área sob sua responsabilidade.
- Executar outras atividades correlatas, de acordo com as atribuições próprias de sua unidade operacional, natureza do seu trabalho e local/ subsistema de sua área, conforme determinação superior.
Requisitos e qualificações
Exigidos:
- Ensino médio completo.
- Experiência em atividades correlatas ao cargo, devidamente comprovadas.
- Conhecimento em Informática.
Informações adicionais
Desejáveis:
- Desejável estar cursando ou ter concluído o ensino superior em Logística ou Administração.
- Conhecimento em Processos de Acreditação, Sistema de Gestão e MEG (Modelo de Excelência em Gestão).
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