Assistente Administrativo

Hotel Ibis Sinop

Atividades:

· Responder pelas atividades financeiras da unidade, tais como: recebimento e conferência de notas fiscais de prestação de serviços, A&B e outros; envio dos documentos ao escritório contábil da unidade (CSC / Ascon / Outros).

· Realizar abertura do caixa da Recepção, em conjunto com outro conferente. Conferir as movimentações ocorridas, detectando possíveis divergências. Informar ao superior imediato e arquivar os documentos necessários diariamente.

· Distribuir documentos diversos aos colaboradores (holerites, cartões de ponto, valetransporte, etc.), coletando as respectivas assinaturas.

· Realizar as atividades de Departamento Pessoal da unidade, tais como: recebimento de documentos para registros de admissão e demissão de pessoal; inclusão e exclusão de assistência médica; compra de vale-transporte e/ou vale-refeição para os colaboradores; controle do cartão de ponto e banco de horas; controle de férias.

· Realizar rotinas da área, cumprindo os procedimentos do Autocontrole.

· Acompanhar os trabalhos desenvolvidos pelas empresas prestadoras de serviços, relativos à contabilização dos fatos contábeis / fiscais e folha de pagamento da unidade.

· Realizar a conferência das comissões das agências de viagens.

· Gerar e conferir notas fiscais de serviço diariamente e DANFEs conforme solicitação.

· Efetuar a conciliação bancária. Elaborar o fluxo de caixa e manter controle de saldos, com base nos extratos bancários. Verificar e solucionar eventuais divergências.

· Recolher impostos / emolumentos inerentes ao negócio da unidade, de acordo com os procedimentos do escritório contábil (CSC / Ascon / Outros).

· Realizar depósito bancário do movimento.

· Realizar diariamente o fechamento do caixa da unidade e do faturamento do hotel.

· Realizar diariamente a conferência do relatório de situação (RDS/Manager report), a fim de garantir sua exatidão e posterior envio ao escritório contábil da unidade (CSC / Ascon / Outros), para contabilização. Realizar controle e venda de moedas estrangeiras, juntamente com o Subgerente ou Gerente Geral. Manter contatos com empresas e agências de viagens, bancos, fornecedores internos e externos, tratando de assuntos relacionados.

· Solicitar novos Cadastros de Fornecedores.

· Responder pela manutenção e atualização dos arquivos administrativos e arquivo morto.

· Ao identificar uma preferência do cliente, compartilhar essa informação com a equipe da Recepção, para que o ACDC seja atualizado, a fim de personalizar os produtos e serviços para cada hóspede e tornar suas experiências surpreendentes a cada hospedagem.

· Ser embaixador dos Valores das marcas e participar ativamente das ações de animação da Cultura de Serviços.

· Seguir as orientações dos gestores quanto à coleta seletiva e consumo de água e energia, no sentido de atender aos objetivos ambientais.

· Executar outras atribuições correlatas, de acordo com a necessidade da área/hotel.

Competências e Qualificações:

· Obrigatório ter experiência com processos administrativos;

· Desejável ter superior completo ou em andamento;

· Desejável ter conversação em inglês.

Jornada de Trabalho:

· Regime de escala 5x2 – De segunda a sexta-feira, das 07h às 17h.

Tipo de vaga: Tempo Integral, Efetivo/CLT

Salário: R$2.028,00 /mês

Escolaridade: